Печать – технический процесс, непосредственно связанный с бизнесом и влияющий на него. Казалось бы, что здесь такого? Просто рутина – отправил документ на принтер и получил распечатку. На деле все выглядит несколько иначе: закончившийся тонер или чернила, неисправная техника или большие очереди на печать могут вылиться бизнесу в большие издержки.
Что такое Managed Print Services (MPS)?
MPS – это аутсорсинговая услуга, благодаря которой заказчик получает оптимизированную печатную инфраструктуру, работающую без простоев и перебоев.
Рассмотрим реальный случай.
Клиент: логистическая компания.
Проблема: время загрузки машин регламентировано, но грузы нельзя отправить со склада без сопроводительных документов. Час простоя из-за невозможности распечатать документы и отправить автомобиль может обойтись в 5 млн рублей (данные реального кейса).
Решение: передача печати на аутсорсинг, оптимизация печатной инфраструктуры.
Какие проблемы решает MPS?
- Неэффективность устройств и документооборота. Можно, конечно, поставить каждому сотруднику по индивидуальному принтеру, но надо ли? 90% времени эти принтеры будут простаивать.
- Непрозрачность. Скрытые расходы, связанные с доставкой, администрированием и хранением. Технике нужны расходные материалы и ресурсные детали, которые нужно вовремя покупать и доставлять. Все это – время штатных сотрудников и затраты, которых могло бы и не быть.
- Перегруженность одних устройств и недостаточная загруженность других, вынужденные простои системы. Толпа сотрудников у одного принтера, и полная тишина около тех, которые стоят в другом конце офиса. В итоге один принтер изнашивается до предела, а два просто стоят и «ржавеют». Оптимальным использованием техники это точно не назвать.
- Необходимость управления парком оборудования и большой бюджет на обслуживание и ИТ-услуги. Принтеры работают в сети, которую надо администрировать, устройства нуждаются в профилактике и ремонте, соответственно, на все это приходится закладывать бюджет, а иногда – нанимать специального человека.
- Внезапная потребность в оборудовании и высокий уровень затрат на расходные материалы, ЗИП. Принтер сломался – нагрузка на остальные устройства возросла. А если еще два сломаются? Тогда придется срочно покупать замену, деньги на которую в бюджете выделены не были, настраивать устройство. Тонер, картриджи, чернила, бумага… на них тоже расходуется заметная сумма.
- Высокий уровень потребления энергии и расхода бумаги, наличие отходов. С энергией и бумагой понятно, а как ликвидировать использованные картриджи? В мусор их выбрасывать нельзя. А как избавляться от тонн невостребованных распечаток?
- Небрежность и бесконтрольная печать документов. Знаете ли вы, что по статистике до 30% распечатанных бумаг так и остаются невостребованными, то есть техника работает, ресурсы потребляются, а потом все отправляется в корзину. А сколько распечаток сотрудники делают для личных целей. Один лист – не жалко, а тысячу? Десять тысяч? Стоит ли говорить о еще том, что распечатанные документы, в том числе и с конфиденциальной информацией, легко вынести за пределы офиса. Запреты на перенос файлов на внешние носители, контроль за пересылаемой корреспонденцией не имеют большого смысла, если заинтересованные сотрудники могут просто распечатать данные, представляющие коммерческую тайну, и унести их с собой.
Как упорядочить процесс печати?
Компания Softline предлагает несколько уровней сервисов, позволяющих решить проблемы, связанные с печатью.
Обеспечение бесперебойной работы существующей инфраструктуры печати. На этом уровне мы помогаем с расходниками, ресурсными компонентами и инженерами, обслуживающими технику.
Преимущества:
- Техническое обслуживание и устранение инцидентов согласно SLA.
- Прогнозируемый бюджет, так как затраты на печать относятся к прямым расходам.
- Проактивный мониторинг и сбор статистики по печати позволяют обеспечить бесперебойность работы.
- Обслуживание оргтехники по единым стандартам приводит к снижению или сокращению времени на обслуживание техники.
Оптимизация инфраструктуры печати. Чем больше в компании устройств печати, тем чаще приходится нанимать для их обслуживания специальных инженеров. Чем более разнороден состав оборудования и чем он старше, тем сложнее его обслуживать. В рамках услуги оптимизации инфраструктуры печати компания Softline предлагает комплекс мер, позволяющий уйти от избыточности парка печатающих устройств.
Преимущества:
- Планирование замены и расстановки оборудования – печать в нужных объемах и там, где это нужно (print-room/print-zone).
- Управление потоками и политикой печати.
- Оборудование как сервис (HaaS).
- Оптимизация внутренних ресурсов клиента, связанных с сопровождением документооборота.
Полное предоставление услуги управляемой печати. На этом уровне инфраструктура печати полностью передается на аутсорсинг компании Softline, которая занимается ее упорядочиванием, решает инциденты, масштабирует инфраструктуру по мере необходимости, прогнозирует всплески, спад и проч., настраивает доступ новым пользователям. При таком подходе предусмотрено несколько вариантов оплаты: либо отдельно за лизинг устройств, специалистов и прочие оказываемые услуги, либо общая сумма за количество напечатанных страниц.
Преимущества:
- Новое оптимальное оборудование с прогнозируемым ростом/снижением в соответствии с динамикой бизнеса клиента.
- Отсутствие стартовых инвестиций в проект.
- Модель предоставления услуги – «click charge» и «все включено», позволяющая прогнозировать расходы на среднюю и долгосрочную перспективу.
- Прозрачная отчетность в разрезе отделов, департаментов, офисов, пользователей, устройств, бизнес-приложений и т.п.
При всех трех вариантах сервиса вы получаете единую точку входа в виде одного поставщика услуги, единую точку ответственности, консолидированную отчетность и мониторинг инфраструктуры печати.
Не только печать, но еще и сканирование!
Компания Softline предлагает услуги автоматизации сканирования, распознавания и сортировки документов на портале, в хранилище, СЭД. В проект внедрения может быть включена работа оператора, который занимается оцифровкой и складированием отсканированных документов.
Помним про безопасность печати!
DLP-системы позволяют отслеживать действия пользователей, но они не способны обеспечить безопасность вывода на твердом носителе (бумага). Между тем, любой из сотрудников может вывести конфиденциальную информацию на бумагу и унести распечатку с собой. В зоне риска и сведения, которые выводились на печать для служебного пользования, но долго лежали невостребованными и могли быть скопированы посторонними лицами, не имеющими прав на доступ к этой информации.
Системы управления печатью, такие как MyQ, SafeQ, PaperCut, Ringdale FollowMe и др. позволяют контролировать этот источник потенциальной утечки информации, анализируя права пользователей на печать тех или иных данных.
Функционал отложенной печати по пин-коду или по бесконтактной карте доступа предполагает возможность отправлять документы на принтер с последующей распечаткой только в присутствии их владельца. Кроме того, существует опция выбора файлов, печать которых действительно нужна, ведь иногда бывает, что выводимая на бумагу версия не является последней. В ней находятся ошибки или недочеты, которые исправляются, после чего обновленный документ опять отправляется на принтер.
И, конечно, следует помнить, что до 30% документов, отправленных на печать, остаются невостребованными.
Использование систем управления печатью имеет значительный экономический эффект:
- Сокращение затрат: обслуживание инфраструктуры – до 30%; закупка однотипных РМ и ЗИП – до 30%; потребление бумаги – до 50%; энергопотребление – до 50%.
- Бюджетирование: прозрачность расходов на печать; разделение статей расходов по устройствам, подразделениям, центрам затрат.
- Оптимизация: экономия до 30% бюджета печати; замена и перемещение неэффективных устройств; сокращение наименований номенклатуры РМ и прозрачное бюджетирование ЗИП, обслуживание – снижение ТСО.
Все вышеприведенные цифры подтверждены практикой. Средняя экономия по клиентам Softline после внедрения систем управления печатью составляет 15-20%.
Коробочная услуга управляемой печати
Для небольших организаций и компаний, где объем печати не больше 100 тыс. отпечатков в месяц, мы запустили услугу «коробочного» аутсорсинга на новом оборудовании XEROX или HP Inc., позволяющую на длительный срок обеспечить бесперебойность печати заказчика.
Коробочная услуга включает определенный набор сервисов, в который включена аренда устройства, расходники, ресурсные детали, стоимость заданного объема печати и SLA. Страницы, распечатанные за рамками базового платежа, тарифицируются отдельно. Все инциденты устраняются на следующий рабочий день.
Преимущества коробочной услуги управляемой печати:
- Экономическая эффективность: полная прозрачность затрат, отсутствие капитальных инвестиций.
- Продуктивность: парк устройств печати под конкретные задачи пользователей, гарантированный сервис, проактивный мониторинг.
- Планирование и контроль: единая точка ответственности, обязательства по SLA.
Сервисы MPS компании Softline гарантируют высокий уровень надежности систем и обеспечивают безопасность и функционирование системы.
