IT-системы для небольших предприятий: внедрять или не внедрять?

Сектор малого и среднего бизнеса является движущей силой устойчивого роста экономики. Сегодня в Узбекистане работает более 215 000 предприятий малого бизнеса, на долю которых приходится от 27,8% до 98,4% объема в различных отраслях народного хозяйства. Увеличивается роль малого бизнеса и в экспорте – если в 2000 году на его долю приходилось всего 10,2% экспорта, то сегодня – 27,8%.

335

Эффективность развития среднего и малого бизнеса в современных условиях требует новых подходов к организации деятельности, и один из таких подходов – автоматизация процессов. О том, как и для чего малому и среднему бизнесу внедрять IT-решения, рассказала Наталья Исеева, руководитель SAP Business One в СНГ.

– На первый взгляд может показаться, что малому и среднему бизнесу не особо то и нужны IT. Так зачем, по вашему мнению, им необходимо внедрение новых решений?

Говоря о влиянии цифровых решений на эффективное развитие бизнеса, можно выделить несколько ключевых моментов. Во-первых, – увеличение прозрачности. Любой собственник хочет понимать, на что расходуются средства в его компании, четко представлять финансовую картину. А благодаря IT-системе вся необходимая информация доступна в любой момент. Продолжая тему

финансов, отмечу, что автоматизация позволяет ускорить рост выручки компании за счет оптимизации бизнес-процессов и сокращения операционных издержек. Во-вторых, внедрение комплексных IT-решений дает возможность в реальном времени видеть, что происходит во всех отделах компании: отслеживать запасы, закупки, регулировать отношения с поставщиками и клиентами, вести бухгалтерский учет. IT-системы позволяют синхронизировать все данные компании и видеть бизнес в разрезе различных показателей. На основе этих данных строится аналитика, помогающая оценить текущее состояние бизнеса и оперативно принимать управленческие решения.

В-третьих, так же, как и для крупного бизнеса, автоматизация в секторе СМБ помогает оптимизировать деятельность компании, делать ее более эффективной. Благодаря автоматизации повторяющихся операций сотрудники не тратят времени на рутинную работу, вместо этого выполняя задачи, качественно влияющие на рост бизнеса. Четвертый аргумент в пользу автоматизации – она помогает качественно улучшать процессы прогнозирования и планирования, что крайне важно не только для тех, кто только начинает свой бизнес, но и для зрелых компаний. Также отмечу, что руководители малых и средних предприятий очень мобильны, и сегодняшние IT-системы открывают возможности управлять бизнесом из любой точки мира, держать под   контролем все, всегда, везде и на любом мобильном устройстве.

– Чем отличаются решения в зависимости от размера бизнеса? Почему то, что используется для крупного бизнеса, не подойдет для малого и среднего, и наоборот?

Мы выделяем четыре главных отличия решений. Первое – это набор функционала. Малому бизнесу не нужна большая часть тех функций, которые выбирает «крупный» бизнес. И дело не только в лишних затратах на внедрение, но и в том, что лишние опции IT-системы могут только ухудшить ситуацию. Выбирая IT-инструмент, важно понимать, какие задачи с его помощью вы планируете решать, и уже на основании этого делать выбор. Второе отличие – сроки внедрения

системы. Большие решения внедряются дольше, чем аналоги для небольших компаний. Третье различие – в стоимости. Безусловно, цена за больший функционал будет выше. И четвертое – в подготовке персонала к использованию цифровых инструментов. Обучение работе в IT-системах, адаптированных для маленьких компаний, занимает меньше времени, а сами системы  значительно проще для понимания. Решения, предлагаемые вендорами для малых компаний, должны быть компактными и мобильными. Чем проще решение, тем легче сотрудникам с ним работать. И это влияет на общий результат деятельности.

– На что стоит обратить внимание компаниям при выборе IT-решений? Предлагают ли IT-компании «демоверсии»? Как предприятиям не прогадать с выбором?

Перед стартом любого цифрового проекта необходимо четко понять цели, которые стоят перед компанией и то, как автоматизация может помочь в их достижении. Прописав четкие ожидания от автоматизации, уже можно выбирать конкретного вендора и IT-системы, которые он предлагает. Важно посмотреть рейтинг поставщика решения на IT-рынке, реализованные проекты для разных компаний и результаты, которых удалось добиться. Если вендор работает на международном рынке, можно понять, как цифровые инструменты меняют бизнес компаний вашей отрасли по всему миру. Затем необходимо критически оценить предложение поставщика информационных решений, проверить его на соответствие срокам и материальным затратам, понять, соотносятся ли конечные результаты со стратегическими целями бизнеса. Как раз для того чтобы компания не прогадала с выбором, перед каждым внедрением эксперты от IT-компании рассказывают и показывают, как система будет выглядеть и функционировать на практике. В SAP, например, мы проводим для клиентов специальный демо-тур, в ходе которого мы не только показываем, как будет выглядеть система, но и детально прорабатываем различные пользовательские сценарии. В результате компания понимает, с чем ей предстоит работать, то есть IT-система уже не будет для нее чем-то новым, сложным и неожиданным.

– Каковы перспективы в вопросе выбора IT-инструментов для малого и среднего бизнеса? Эффективность? Снижение затрат? Что еще?

В первую очередь затрону увеличение эффективности деятельности компании в целом. Предприятия отмечают многократное сокращение времени на обработку заказов и формирование отчетности, оптимизацию управления товарными запасами, улучшенную коммуникацию между отделами, в конечном итоге, – рост прибыли. Система помогает свести количество ошибок к минимуму и в режиме реального времени снабжать руководителей актуальной информацией о том, как работают все отделы компании. Кроме того, IT-решения помогают оптимизировать работу с финансами, например, бухгалтерские операции или налоговые расчеты также позволяют собственникам управлять потоком денежных средств, отслеживать бюджеты и сравнивать фактические и плановые показатели, чтобы лучше понимать текущее положение дел. Отдельно упомяну процесс закупок, который также может быть   оптимизирован с помощью IT-системы.

Не стоит преуменьшать и возможности аналитики и ведения отчетности в реальном времени. IT-система каждую секунду собирает данные из различных источников и формирует точные отчеты о любом разрезе деятельности компании. Все данные хранятся в одной системе, а не в  разрозненных электронных таблицах, что позволяет избегать их дублирования и ошибок. Еще одно преимущество – повышение лояльности клиентов. Цифровые решения помогают эффективно управлять всем процессом взаимодействия с клиентом – от первого контакта до оформления сделки, послепродажного обслуживания и поддержки. А это очень важно для малых и средних компаний. Если говорить о перспективах, то правильно выбранное IT-решение может расти вместе с бизнесом. У SAP есть интересный кейс – крафтовая пивоварня Avery Brewing, которая за несколько лет прошла путь от гаражного производства нескольких сортов пива до стабильного среднего бизнеса. IT-система расширялась и масштабировалась вместе с компанией. Автоматизация помогла им сократить цикл производственного планирования с нескольких дней до нескольких часов и увеличить прибыль с каждой бочки на 30%.

– С течением времени любые системы нуждаются в обновлении. Насколько среднему и малому бизнесу рентабельно обслуживать системы?

Выбирая гибкое, модульное IT-решение, можно начать с малого – с тех функций, которые нужны в конкретный момент времени, а по мере роста бизнеса масштабировать информационную систему, добавляя новые модули для решения конкретных задач. Тогда автоматизация не ударит по бюджету компании. Также эффективнее ориентироваться на такие цифровые инструменты, которые разработаны специально для компаний малого и среднего бизнеса. Как правило, они имеют низкую совокупную стоимость владения, быстро окупаются, при этом закрывая все задачи компании. Сократить затраты на внедрение также можно при использовании IT-решения из облака с ежемесячной оплатой лицензии. Еще отмечу, что, если решение об автоматизации оправданно, а IT-инструмент выбран правильно, то цифровая трансформация быстро себя окупит и поможет компании получать дополнительную прибыль, что, в целом, выведет ее на новый уровень рентабельности.

Выбирая систему, стоит продумывать, насколько она проста в установке и пользовании. Так, например, понятная и удобная в использовании IT-система поможет уже на начальном этапе сэкономить средства на обучении персонала и дальнейших консультациях по работе с инструментом.

– Что на сегодняшний день компании могут предложить этому сектору бизнеса?

Во-первых, возможности аналитики в реальном времени. Например, решение от нашей компании для среднего и малого бизнеса SAP Business One открывает компаниям сектора доступ к  возможностям аналитической платформы SAPHANA, которая позволяет в режиме реального времени обрабатывать данные о деятельности компании в оперативной памяти. То есть,  благодаря этому IT-инструменту, можно «на лету» строить отчеты и анализировать работу отделов, конкретных сотрудников и компании в целом.

Во-вторых, сегодня вендоры предлагают пользоваться решениями из «облака». Это поз воляет не разворачивать системы на локальных серверах компании и, соответственно, уменьшить стоимость владения ими, не рискуя качеством.

– Не могли бы вы поделиться успешными кейсами внедрения подобной системы в МСБ?

Польская компания Polska Dystrybucja Budowlana занимается организацией сбыта строительных материалов. Работа на высококонкурентном рынке с постоянно меняющимися требованиями вынудила компанию искать такое цифровое решение, которое бы повысило эффективность операционных процессов и обеспечило динамичное развитие бизнеса. Трансформация должна была помочь быстро реагировать на изменение рыночной ситуации, оперативно получать доступ ко всей информации по продажам, а также заложить возможности для дальнейшего развития отношений с поставщиками и клиентами.

После внедрения SAP Business One ру- ководство компании стало получать более точную и детальную информацию (прежде всего о реальной прибыли) за счет быстрой обработки всех данных и составления аналитических отчетов. Благодаря IT-системе удалось сфокусироваться на достижении ключевых бизнес-целей: повышении продаж, привлечении новых покупателей и оптимизации клиентского сервиса.

Еще один пример – немецкий дистрибьютор одежды и аксессуаров для велоспорта Wolvenberg. Пока у компании был ограниченный ассортимент, сотрудники точно знали, где тот или иной товар находится на складе. Однако вслед за расширением номенклатуры появились разночтения в   учете, которые стали затруднять отгрузку и задерживать доставку. Внедрение IT-системы позволило компании автоматизировать весь цикл деятельности – от планирования до поставок и выставления счетов. Компании удается достигать 99,9% точности при определении складских запасов и их оптимального уровня относительно финансовых затрат.

Также интересен кейс немецкого интернет-магазина автозапчастей Lott Autoteile. Сама по себе электронная коммерция предполагает множество операций на складе. Компания хотела систематизировать и упорядочить данные о товарах. Система управления складом в SAP Business One помогла оптимизировать бизнес-процессы и сократить время между заказами и доставкой. Сегодня компания осуществляет до 4 500 отправок в день и видит детальную информацию более чем о 500 000 различных товаров на складе.

ОСТАВЬТЕ КОММЕНТАРИЙ: